Step-by-step procedure
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Étape 1 : Relance Préventive et Personnalisée
Avant la date d'échéance, envoyez un rappel courtois. Personnalisez votre message en rappelant l'importance de leur contribution pour la cause que vous défendez. Proposez des facilités de paiement si besoin (échelonnement, etc.).
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Étape 2 : Relance Formelle et Justification
Si le paiement n'est toujours pas effectué, envoyez une relance plus formelle (lettre recommandée avec AR). Mentionnez le montant dû, la date d'échéance initiale et les éventuels frais de retard prévus dans vos statuts. Expliquez clairement l'impact de cet impayé sur les activités de l'association.
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Étape 3 : Dialogue et Médiation
Privilégiez le dialogue. Contactez le membre/donateur par téléphone pour comprendre les raisons de l'impayé. Proposez une médiation interne pour trouver une solution amiable et éviter une procédure contentieuse.
L'erreur fatale : Laisser Traîner les Impayés
Ne pas réagir rapidement, c'est prendre le risque de ne jamais récupérer les sommes dues. De plus, cela peut créer un sentiment d'impunité et encourager d'autres membres/donateurs à ne pas honorer leurs engagements.
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