Step-by-step procedure
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Étape 1 : Audit de vos pratiques actuelles
Identifiez précisément les types de données de santé que vous collectez, comment elles sont stockées (physique, numérique), et qui y a accès. Cartographiez l'ensemble de votre flux de données, depuis la prise de rendez-vous jusqu'à l'archivage des dossiers patients. Utilisez un modèle d'audit RGPD spécifique au secteur de la santé pour ne rien oublier.
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Étape 2 : Mise en place des mesures de sécurité
Sécurisez vos systèmes informatiques avec des mots de passe robustes, un antivirus à jour et un pare-feu performant. Chiffrez les données sensibles, en particulier celles stockées sur des supports amovibles (clés USB, disques durs externes). Mettez en place une politique de sauvegarde régulière de vos données et testez la restauration pour vous assurer de son bon fonctionnement en cas d'incident.
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Étape 3 : Information et consentement des patients
Rédigez une politique de confidentialité claire et accessible, expliquant comment vous collectez, utilisez et protégez les données de santé de vos patients. Obtenez le consentement explicite de vos patients avant de collecter leurs données, en leur expliquant clairement leurs droits (accès, rectification, suppression, opposition). Conservez une preuve de ce consentement.
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Étape 4 : Désignation d'un DPO (Délégué à la Protection des Données)
Si votre activité dépasse un certain seuil de traitement de données sensibles (par exemple, si vous traitez les données de centaines de patients), la désignation d'un DPO est obligatoire. Même si elle ne l'est pas, elle est fortement recommandée pour garantir une conformité continue et répondre aux questions de vos patients.
L'erreur fatale : Négliger la sécurité des données papier
Beaucoup de cabinets se concentrent sur la sécurité informatique, oubliant que les dossiers patients papier sont également vulnérables. Assurez-vous de les stocker dans un endroit sécurisé, accessible uniquement aux personnes autorisées. Détruisez les documents obsolètes de manière confidentielle (par exemple, avec une déchiqueteuse).
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"Simplifiez votre mise en conformité RGPD avec The Coworker et concentrez-vous sur vos patients."