La procédure étape par étape
- 1
Collecte et Centralisation des Justificatifs
Mettez en place un système simple pour collecter tous les justificatifs de dépenses (reçus, factures). Digitalisez-les (scan, photo) et centralisez-les dans un espace unique et accessible à tous les membres autorisés.
- 2
Catégorisation et Ventilation des Dépenses
Définissez des catégories de dépenses claires (transport, hébergement, fournitures, etc.) et ventilez chaque note de frais en fonction de ces catégories. Cela facilitera le suivi budgétaire et la justification des dépenses auprès des financeurs.
- 3
Approbation et Remboursement Rapide
Établissez un circuit d'approbation clair et rapide. Utilisez un outil de gestion des notes de frais pour automatiser les demandes d'approbation et simplifier les remboursements. Informez les membres des délais de remboursement.
- 4
Suivi Budgétaire et Contrôle des Dépenses
Effectuez un suivi régulier des dépenses par rapport au budget prévisionnel. Identifiez les dépassements éventuels et prenez des mesures correctives. Mettez en place des alertes pour les dépenses inhabituelles.
- 5
Archivage et Conformité
Conservez les justificatifs de dépenses pendant la durée légale (généralement 10 ans). Assurez-vous de respecter les obligations légales en matière de TVA et de déclaration des dépenses.
Le Manque de Traçabilité
Oublier de conserver les justificatifs originaux ou de documenter les dépenses peut entraîner des problèmes lors des audits et remettre en question la légitimité de votre association.
Cette liste vous semble longue ?
Ne la faites pas seul. The Coworker connaît ces étapes par cœur. Il peut rédiger les documents et suivre l'avancement pour vous.
"Simplifiez la gestion de vos notes de frais et gagnez un temps précieux avec The Coworker. Concentrez-vous sur votre mission associative !"